ادهوكراسي چيست؟واژه ادهوكراسي از واژه هاي يوناني ad hoc به معني "براي هدف معين" و پسوند -cracy به معني "حكومت" گرفته شده است. رابرت واترمن ادهوكراسي را بدين گونه تعريف مي كند: هر ساختاري از سازمان كه خطوط بوروكراسي موجود را براي بهره برداري از فرصتها، حل مسايل و دستيابي به نتايج قطع مي كند.
1. مقدمه
ادهوكراسي نوعي از سازمان است كه در نقطه مقابل بوركراسي قرار دارد. اين واژه براي اولين بار در سالهاي 1970 توسط آلوين تافلر بكار برده شد و از آن زمان به بعد در اغلب تئوري هاي مديريت سازمان (به ويژه سازمان آنلاين[1]) مورد استفاده قرار مي گرفته است كه بعدها توسط محققين ديگري مانند هنري مينتزبرگ توسعه بيشتري يافت.
واژه ادهوكراسي از واژه هاي يوناني ad hoc به معني "براي هدف معين" و پسوند -cracy به معني "حكومت" گرفته شده است. رابرت واترمن ادهوكراسي را بدين گونه تعريف مي كند: هر ساختاري از سازمان كه خطوط بوروكراسي موجود را براي بهره برداري از فرصتها، حل مسايل و دستيابي به نتايج قطع مي كند. از نظر هنري مينتزبرگ، ادهوكراسي يك شكل سازماني پويا و پيچيده است كه با بوروكراسي متفاوت است. آلوين تافلر و مينتزبرگ معتقدند كه بوروكراسي ساختار سازمانهاي گذشته بوده و ادهوكراسي ساختار سازمانهاي آينده است. زماني كه ادهوكراسي به خوبي اجرا شود، براي حل مساله و ايجاد خلاقيت بسيار مناسب است و در يك محيط متلاطم موفق مي شود. ادهوكراسي اغلب نيازمند سيستم هاي خبره و خودكار براي توسعه است.
2. ويژگي هاي يك ادهوكراسي
1) ساختار بسيار پويا؛
2) رفتار رسمي اندك؛
3) تخصصي شدن شغل ها بر اساس آموزشهاي رسمي؛
4) گرايش به گروه بندي متخصصين در واحدهاي وظيفه اي تا بتوان آنها را در تيم هاي پروژه اي كوچك و بر اساس بازار به كار گرفت؛
5) تكيه به ابزارهاي ارتباطي براي تشويق تنظيمات دوطرفه درون و بين گروه ها؛
6) استاندارد گذاري پايين براي رويه هاي سازماني؛
7) عدم معين بودن شغل؛
8) تمركز زدايي انتخابي؛
9) سازمان كار بر اساس تيم هاي تخصصي است؛
10) هزينه بالاي ارتباطات (كه البته در دنياي فناوري اطلاعات به شدت كاهش يافته است)؛
11) فرهنگ سازمان بر اساس كارهاي غيربوروكراتيك؛
12) عدم تمركز در اختيارات؛
13) مسئوليتبخشي اقتضائي؛
14) قوانين و ضوابط محدود.
تمام اعضاي يك سازمان مختار هستند كه در هر حوزه اي از سازمان كه مي خواهند قرار بگيرند و در تعامل با ديگر اعضا تصميم گرفته و اقداماتي را انجام دهند كه آينده سازمان را تحت تاثير قرار مي دهد. هيچ سلسله مراتبي وجود ندارد. طبق نظر رابرت واترمن، "تيم ها بايد به اندازه اي بزرگ باشند كه نماينده تمام قسمت هاي بوروكراتيك باشند و در عين حال به اندازه اي كوچك باشند كه كارشان را بطور كارا انجام دهند".
3. نمونه هاي ادهوكراسي
مثالهايي از بوروكراسي پروژه هاي ساخت وساز هستند كه در آنها موجوديت هاي مستقل و تخصصي گردهم مي آيند و در فازهاي متعددي براي انجام وظايفشان با هم همكاري مي كنند و تا پايان مرحله بعدي پيش مي روند. مثال ديگر ادهوكراسي، آژانس مركزي مديريت بحران آمريكاست كه هماهنگي سازمانهاي محلي، ايالتي، فدرال و غيرانتفاعي را سرپرستي مي كند. بعضي از عملياتهاي نظامي در شكل و وظيفه نيز مي تواند بعنوان الگويي از ادهوكراسي مطرح شود. آلوين تافلر در كتابش با عنوان موج آينده ادعا مي كند كه ادهوكراسي ها متداول تر مي شوند و احتمالا" جايگزين بوروكراسي خواهند شد. وي مي نويسد كه بيشتر ادهوكراسي ها در شكل يك ساختار موقت خواهند بود؛ ساختارهايي كه براي حل يك مشكل ويژه شكل گرفته اند.
ويژگي منفي ادهوكراسي شامل فعاليت هايي است كه بصورت ناتمام پشتيباني مي شوند، مشكلات نيروي انساني كه ناشي از ماهيت موقت سازمان است، افراط در وظايف پيشنهادي يا اتخاذ شده و موضوعات حقوقي و قانوني ادهوكراسي است. براي حل اين مشكلات محققين، ساختارهاي بوروادهوكراسي را پيشنهاد كرده اند كه تركيبي از بوروكراسي و ادهوكراسي است.
شكل تغيير يافته ادهوكراسي لدوكراسي[2] است كه توسط مايكل ويت ايجاد شد و در سال 2007 در بخش اداره آتش نشاني وينكانسين استفاده شد. ساختار سازماني مد نظر ويت ساختاري بود كه منعطف تر و منطبق تر از طرح هاي بوروكراسي باشد كه بوسيله بسياري از سازمانها در سراسر كشور مورد استفاده قرار مي گيرد. وي يك طرح سازماني پاسخگوتر مي خواست كه همانند يك آتش نشان به تماسهاي اضطراري واكنش نشان دهد. سه لايه مهم يك لدوكراسي رهبري، ارتباطات موثر و تيم هاي كميته اي عمليات هستند.
سابقه ادهوكراسيها به سال 1970م كه تلاش فراواني براي تركيب ساختهاي وظيفه اي و محصولي جهت ايجاد شكل جديدي از ساختار با نام ساختار ماتريسي انجام گرفت، بر مي گردد. از ديدگاه ادهوكراسي، هنگامي سازمان به شكل مطلوب است كه متشكل از گروههاي ويژه تخصصي باشد؛ نه از بخش هاي وظيفه اي يا كارمندان با جايگاه و وظايف ثابت. ويژگي اصلي اين الگوي جديد سازماندهي، همكاري گروهي در حل مسائل و انجام كارهاست و اختيارات به كساني تفويض مي شود كه به كار ويژهاي نزديكترند. ساختار سازماني ادهوكراسي قدرتمند ترين ابزار براي ايجاد تحول محسوب مي شود. ايجاد تغيير به اين شيوه، مغايرتي شديد با ديوان سالاري، يعني سبك هرمي مديريت كه در آن دستورات از بالا به پايين ديكته مي شود به وجود مي آورد.
بطور كلي تفكر زيربنايي اين نوع سازماندهي، اين است كه تنها با فراهم كردن شرايطي كه موجب بروز ابتكارها، احساس مسئوليت و همكاري كاركنان شود، مي توان از حداكثر توان افراد بهره مند گرديد. مطالعات انجام شده در سازمانهاي مختلف نشان مي دهد كه هر چه ساخت سازمان به ادهوكراسي متمايلتر مي گردد، از ميزان جابجايي و غيبت كاركنان كاسته ميشود و گاهي بهرهوري و كيفيت انجام كارها نيز بهبود مي يابد.
مطالعه صدها سازمان، نشان مي دهد كه سيستم مديريت بوروكراتيك براي كارهاي مشخص نسبتا ثابت و جاري مناسب است و سيستم ادهوكراتيك، براي كارهاي نامشخص نسبتاً ناپايدار و غير جاري (غير تكراري)، با موفقيت همراه است.
مينتزبرگ در آثار خود به دو شكل از ساختارهاي ارگانيك اشاره مي كند؛ يكي ساختار ساده و ديگري ساختار ادهوكراسي. او ضمن بحث روي اين موضوع كه هر سازمان از پنج بخش اساسي: بدنه عملياتي، ستاد تخصصي، ستاد پشتيباني، مديران مياني و رأس استراتژيك تشكيل شده است، اظهار ميكند كه اگر هركدام از اين بخش ها بر فعاليت هاي سازمان حاكميت پيدا كنند، موجب نوعي از ساختارهاي مورد نظر وي مي گردد. وي معتقد است اگر كنترل سازمان بر عهده ستاد پشتيباني قرار داده شود، سازمان به يك ساختار ادهوكراسي دست خواهد يافت.
4. جمع بندي
شركتهاي بزرگ، بوسيله ايجاد ادهوكراسيها (درونبوروكراسيها) ميتوانند خلاقيت و نوآوري را ترغيب كرده و زمان بهبود محصول را كاهش دهند و كاركنان توفيقطلب (كه ممكن است كار را ترك كرده و براي شركتهاي ديگر كار كنند يا خود اقدام به تأسيس يك شركت كوچك كنند) را حفظ كنند. معمولا سازمان ها در اجراي استراتژيهاي با ريسك بالا، مواقع تغييرات مهم و اساسي (اجراي راهبرد)، تنوع يا جايي كه فناوري غير تكراري و محيط پيچيده و پويا است، همچنين در مرحله شكلگيري سازمان، از ساختارهاي ادهوكراتيك استفاده ميكنند.
ادهوكراسيها عاليترين وسيله [ساختاري و سازماني] براي واكنش نسبت به تغييرات، تسهيل در نوآوري، [ايجاد] هماهنگي بين متخصصان گوناگون هستند، ولي تعارضات دروني ايجاد مي كنند و نسبت به بوروكراسي ها از كارآيي كمتري برخوردارند. عليرغم توجه خاص به ادهوكراسي ها در سالهاي اخير، اين ساختار همچنان به عنوان ساختار غير معمول باقي مانده است. ادهوكراسي در تعداد اندكي از صنايع، به عنوان يك شكل ساختاري متداول است. وقتي هم مورد استفاده قرار مي گيرد، به عنوان طرح ساختاري جانبي در كنار بوروكراسي بكار مي رود. ادهوكراسي قدرتمندترين ابزار براي ايجاد تحول موثر محسوب ميشود.
-------------------------------------------------------------------------
[1] Online Organizations
[2] Ledocracy |
